Die Agentur läuft auf einem System statt auf zwölf Tools.
AgencyOS verbindet Kunden, Projekte, Aufgaben, Zeiten und Rechnungen in einer Oberfläche für Agenturen. Unsere eigene App nutzt ERPNext/Frappe als Grundlage und ergänzt Chat, Meetings und ein Kundenportal. Sieh weiter unten, wie Kunde, Projekt, Aufgaben, Zeiten und Rechnung zusammenhängen.
Aufnahme aus Agency OS
Oberfläche auf ERPNext
AgencyOS ist eine Frappe-Oberfläche auf ERPNext. Kunden, Projekte, Aufgaben, Zeiten und Rechnungen werden im Zusammenhang bearbeitet. Die App ersetzt kein eigenständiges ERP-Backend.
ERPNext bleibt der Maschinenraum
Agency OS nutzt ERPNext als Backend für Kunden, Projekte, Aufgaben, Zeiten und Rechnungen. Welche Daten und Freigaben der konkrete Ablauf benötigt, wird vor der Einführung geprüft.
Betrieb und Betreuung vereinbaren
Hosting, Berechtigungen, Sicherungen, Updates und Unterstützung brauchen klare Zuständigkeiten. Welche Leistungen im Projekt enthalten sind, wird vor der Einführung vereinbart.
Projektarbeit und Abrechnung miteinander verbinden.
Die Zahlen liegen im ERP, die Aufgaben im Boardtool, die Absprachen im Chat, die Zeiten in einer dritten App und der Kunde schreibt trotzdem per Mail. Jeder Übergang ist Handarbeit, und Handarbeit fällt zuerst weg, wenn es eng wird.
Agency OS schließt diesen Zwischenraum, statt ein weiteres Werkzeug daneben zu stellen. Was im Tagesgeschäft passiert, landet dort, wo abgerechnet wird: in ERPNext.
Was heute auf fünf Werkzeuge verteilt ist.
Jede Zeile ist ein eigenes Login, ein eigener Datenstand und eine eigene Rechnung. Agency OS führt sie auf einer Datenbasis zusammen.
Was ERPNext bereits kann, bleibt in ERPNext. Agency OS ergänzt nur, was dort fehlt, und verlinkt zurück.
Im System
Was dein Team damit jeden Tag macht.
Kunden, Projekte, Aufgaben, Zeiten, Chat, Meetings und Rechnungen in einer Oberfläche. Prüfe den Ablauf und die benötigten Rollen an einem repräsentativen Projekt.
Kunden und Projekte
Kunden und ihre Projekte zusammenführen. Welche Status, Verantwortlichkeiten und Auswertungen gebraucht werden, klären wir am Projektablauf.
Aufgaben und Zeit
Aufgaben und erfasste Zeiten dem Projekt zuordnen. Prüfe interne und abrechenbare Zeiten sowie den Weg bis zum Rechnungsentwurf.
Chat und Meetings
Absprachen und Meetings im Projektzusammenhang nutzen. Zugänge, Teilnehmerrechte und technische Voraussetzungen werden für euren Einsatz geprüft.
Angebote und Rechnungen
ERPNext-Rechnungen mit dem Projektablauf verbinden. Prüfe die vereinbarte Abrechnung, Freigaben und Korrekturen; zusätzliche Formate und Automatiken brauchen eine eigene Prüfung.
Kundenbereich
Ein eigener Login für deinen Kunden, getrennt vom Team. Sichtbar ist nur, was ihr freigebt: Projektstand, Updates, Freigaben, Rechnungen und ein Chat.
In fünf Schritten vom Kunden zur Rechnung.
AgencyOS im Alltag
Kunden und ihre Projekte im Überblick.
Starte mit der Kundenübersicht: Sieh dir an, welche Projekte zu einem Kunden gehören und welchen Stand sie haben. Wähle danach „02 · Projekt“, um Priorität und Beteiligte zu vergleichen. Die Ansichten stammen aus unserer Oberfläche mit Demodaten.
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Priorität, Fortschritt und Beteiligte.
Prüfe in der Projektübersicht Priorität, Fortschritt und beteiligte Personen. So erkennst du, wie die Arbeit einem Kunden zugeordnet ist. Wähle danach „03 · Aufgaben“ und sieh dir Zuständigkeit und Fälligkeit an.
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Wer arbeitet woran?
Sieh dir bei den Aufgaben Status, Priorität, Zuständigkeit und Fälligkeit an. Diese Angaben helfen dir einzuschätzen, welche Arbeit als Nächstes ansteht. Wähle danach „04 · Zeiterfassung“, um die erfassten Zeiten nach Person und Projekt zu betrachten.
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Erfasste Zeit nach Person und Projekt.
Betrachte die erfassten Zeiten nach Person und Projekt. Welche Stunden abrechenbar sind und wie sie freigegeben werden, vereinbaren wir für deinen Ablauf. Wähle danach „05 · Rechnung“, um Beträge und Zahlungsstatus anzusehen.
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Beträge und Zahlungsstatus zusammen sehen.
Prüfe in der Rechnungsübersicht Beträge und Zahlungsstatus. Wie Projekte und Zeiten in die Abrechnung einfließen, hängt vom vereinbarten Abrechnungsmodell ab. Möchtest du den Ablauf für deine Agentur besprechen? Über „Kostenloses Gespräch anfragen“ am Seitenende erreichst du uns.
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Im Browser und als macOS-App.
AgencyOS ist als Weboberfläche und als macOS-App verfügbar. Für macOS stehen ein DMG und ein automatischer Updater zur Verfügung. Die benötigten Ansichten und Abläufe stimmen wir auf deinen Einsatz ab.
AgencyOS auf unterschiedlichen Bildschirmgrößen
Wann Agency OS trägt. Und wann nicht.
Trägt
- Ihr arbeitet in Projekten für mehrere Kunden und rechnet nach Zeit ab.
- Projektzeiten, Rechnungen und Buchhaltung sollen auf einer Datenbasis liegen.
- Ihr wollt selbst hosten und die Daten im eigenen Haus behalten.
- Kunden sollen Stand und Freigaben sehen, ohne Zugriff auf euer Team-Tool.
Trägt nicht
- Ihr sucht ein reines Aufgabentool ohne Buchhaltung dahinter.
- Es soll niemand einen Server betreiben oder betreuen lassen.
- Die Prozesse sind noch nicht geklärt. Dann kommt erst der Setup-Check.
AgencyOS setzt ERPNext voraus. Im kostenlosen Gespräch besprechen wir eure Ausgangslage; die konkrete Eignung prüfen wir anhand eurer Anforderungen.
Fragen vor dem Einsatz von AgencyOS.
Ersetzt Agency OS mein ERPNext?
Nein. Agency OS setzt ERPNext voraus und installiert sich daneben. Kunden, Projekte, Aufgaben, Zeiten und Rechnungen bleiben ERPNext-Daten. Die App baut nur die Oberfläche darüber und ergänzt, was für Agenturen fehlt.
Bleibt mein ERPNext aktualisierbar?
Vor einem Versionswechsel werden die verwendete ERPNext-/Frappe-Version, AgencyOS und der projektbezogene Ablauf gemeinsam getestet. Wartung, Freigabe und Rückweg brauchen eine zuständige Person. Eine dauerhafte automatische Kompatibilität wird nicht vorausgesetzt.
Was sieht der Kunde?
Nur den Kundenbereich unter einer eigenen Adresse, und dort nur, was ihr ausdrücklich freigebt. Ohne Freigabe ist nichts sichtbar. Das Team-Cockpit bleibt für Kunden geschlossen.
Was muss für Chat und Meetings geklärt sein?
Prüft Zugänge, Teilnehmerrechte, Hosting und die technischen Voraussetzungen für eure Meetings. Eine konkrete Serverarchitektur oder ein Datenschutz-Ergebnis wird nicht allein aus dem Funktionsnamen abgeleitet.
Wie kann ich AgencyOS nutzen?
Du kannst AgencyOS im Browser und als macOS-App nutzen. Die macOS-App wird als DMG bereitgestellt; ein automatischer Updater ist vorhanden. Die Oberfläche bietet auch einen Dark Mode. Benötigte Geräte, Zugänge und Einrichtung vereinbaren wir für deinen Einsatz.
Wie prüfen wir Agency OS an unserem Agenturablauf?
AgencyOS verbindet Kunde, Projekt, Aufgaben, Zeiterfassung und Rechnung. Die Konfiguration richten wir nach deinem Bedarf ein. Der Einstieg ist ein kostenloses Gespräch; danach zeigen wir dir auf Wunsch eine Demo.
Bringt ein repräsentatives Projekt mit vereinbartem Abrechnungsmodell mit. Prüft Aufgabe, erfasste Zeit, Freigabe und Rechnungsentwurf als zusammenhängenden Ablauf. Klärt auch, welche Zeiten intern bleiben und wie eine Korrektur behandelt wird.
Prüft den Kundenbereich mit den tatsächlich vorgesehenen Freigaben und Rollen. Legt vor der Einführung fest, wer Hosting, Sicherungen, Updates und Support betreut. Die vorhandenen Funktionen ersetzen diese Abstimmung nicht.
Einführung und Zuständigkeiten · ERP-Abläufe für Dienstleister
Wie sind Zugang und Preise geregelt?
Zugang und Preise nach individueller Vereinbarung; Lizenzdetails nicht öffentlich festgelegt.
Welche Aufgabenplanung ist verfügbar?
AgencyOS bietet eine Aufgabenübersicht nach Status. Eine Gantt-Ansicht ist derzeit nicht verfügbar. Welche Planung und Auswertungen du benötigst, klären wir für dein Projekt.
Sehen, wie das bei euch aussehen würde.
Im kostenlosen Gespräch besprechen wir, wie ihr Anfragen, Projekte, Zeiten und Rechnungen organisiert. Danach ist auf Wunsch eine Demo möglich. Ob ERPNext und AgencyOS eure Anforderungen abdecken, prüfen wir für den konkreten Einsatz.
Kostenloses Gespräch anfragen